Bydgoskie Centrum Informacji zaprasza do złożenia oferty na obsługę techniczną podczas Forum Promocji Turystycznej w dniu 27.04.2027

1. Opis przedmiotu zamówienia

Obsługa techniczna podczas Forum Promocji Turystycznej

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 1 do niniejszego zapytania.

Wybrany wykonawca zobowiązany będzie do wykonania przedmiotu zamówienia w terminie określonym w załączniku.

2. Kryteria wyboru oferty cenowej

Kryterium wyboru oferty stanowić będzie:

 1) cena brutto za wykonanie zamówienia o znaczeniu 100 %

Cenę oferty należy podać w PLN, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, dla każdej części zamówienia oddzielnie

Cenę oferty należy podać w PLN, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

3. Wymagane dokumenty

Wykonawcy zobowiązani są złożyć wypełniony formularz oferty, stanowiący załącznik nr 2 do niniejszego zapytania.

Wykonawca winien wykazać, że w okresie ostatnich dwóch latach przed upływem składania ofert, wykonał w sposób należyty co najmniej dwie usługi polegające  na obsłudze technicznej z uwzględnieniem takiego samego zakresu zamówienia podczas jednodniowej konferencji dla minimum min. 160 osób. (załączone oświadczenie wraz z listą wydarzeń oraz numerami kontaktowymi do Zleceniodawców).

4. Składanie ofert

Ofertę należy  składać do 01.04.2026 do godz. 12:00 drogą mailową na adres: paulina.lipska@visitbydgoszcz.pl lub na adres E-doręczeń: AE:PL-79851-35123-CBSHJ-15

Zamawiający odrzuci ofertę:

1) która zostanie złożona po terminie, o którym mowa w pkt 4 niniejszego zapytania;

2) jeżeli jej treść nie będzie odpowiadała treści niniejszego zapytania;

3) gdy wykonawca nie przedłoży w wyznaczonym terminie odpowiednich dokumentów;

4) gdy wykonawca nie złoży w wyznaczonym terminie uzupełnień oraz wyjaśnień dotyczących oferty;

5) jeżeli jej złożenie będzie stanowiło czyn bezprawny;

6) która zostanie złożona przez wykonawcę niespełniającego warunków udziału w niniejszym postępowaniu.

5. Informacje dodatkowe

Zamawiający unieważni niniejsze postępowanie, jeżeli:

1) nie wpłynie żadna oferta niepodlegająca odrzuceniu;

2) cena najkorzystniejszej oferty będzie przewyższała kwotę przeznaczoną na sfinansowanie zamówienia;

3) nastąpi zmiana okoliczności powodująca, że udzielenie zamówienia nie leży w interesie publicznym;

4) postępowanie obarczone będzie wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.

Składając ofertę wykonawca jednocześnie oświadcza, że:

1) znajduje się w sytuacji finansowej i ekonomicznej pozwalającej w sposób właściwy zrealizować zamówienie;

2) dysponuje odpowiednią zdolnością techniczną i zawodową niezbędną do prawidłowego wykonania zamówienia. Wykonawca winien wykazać, że w okresie dwóch trzech lat przed upływem składania ofert, wykonał w sposób należyty co najmniej dwie usługi polegające  na obsłudze technicznej z uwzględnieniem minimum jedno dniowej konferencji dla minimum 160 osób.

3) posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania;

3) złożona oferta będzie ważna przez okres 30 dni (termin związania ofertą);

4) akceptuje postanowienia niniejszego zapytania;

5) akceptuje poprawienie przez zamawiającego oczywistych lub nieistotnych omyłek w ofercie;

6) akceptuje postanowienia umowy, której wzór stanowi załącznik do niniejszego zapytania i w przypadku wyboru jego oferty zobowiązuje się zawrzeć umowę zgodą z tym wzorem;

7) zapoznał się z informacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych wskazanymi w umowie (załącznik nr 3) niniejszego zapytania.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do:

1) wezwania wykonawcy do złożenia uzupełnień oraz wyjaśnień dotyczących ofert;

2) wezwania wykonawcy do przedłożenia dodatkowych dokumentów potwierdzających informacje zawarte w formularzu ofertowym;

3) poprawienia oczywistych lub nieistotnych omyłek w ofercie;

4) podjęcia negocjacji z wybranymi lub wybranym wykonawcą celem uzyskania możliwie korzystnych warunków zamówienia;

5) wyboru kolejnej najkorzystniejszej oferty, jeżeli wykonawca, którego oferta zostanie wybrana, uchyli się od zawarcia umowy w sprawie niniejszego zamówienia;

6) odwołania niniejszego zapytania jeżeli nastąpi zmiana okoliczności powodująca, że udzielenie zamówienia nie leży w interesie publicznym.

7) złożenia zamówienia częściowego na 1 lub 2 części

W niniejszym postępowaniu korespondencja pomiędzy zamawiającym a wykonawcami przekazywana będzie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej na adres: paulina.lipska@visitbydgoszcz.pl

Niniejsze zapytanie nie stanowi czynności w postępowaniu prowadzonym na zasadach i w trybie określonym przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, ani nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy.