BCI.261.52.2026

Bydgoskie Centrum Informacji zaprasza do złożenia oferty na usługę cateringową podczas Forum Promocji Turystycznej w dniu 27.04.2026

1. Opis przedmiotu zamówienia

Usługa cateringowa wraz z obsługą oraz wynajmem elementów dekoracji wraz z montażem i demontażem podczas Forum Promocji Turystycznej

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 1 do niniejszego zapytania.

Wybrany wykonawca zobowiązany będzie do wykonania przedmiotu zamówienia w terminie określonym w załączniku.

2. Kryteria wyboru oferty cenowej

Kryterium wyboru oferty stanowić będzie:

 1)    Zaproponowana cena za osobę brutto – o znaczeniu 100%. (100 pkt)

Cena powinna zawierać wszystkie koszty Wykonawcy związane z realizacją zamówienia, tj.:

1. Odpowiednią ilość zastawy, stołów, dekoracji jednego dnia konferencji.

2. Cena oferty ma zawierać również wszystkie dodatkowe koszty (w tym pełną obsługę kelnerską)

Cenę oferty należy podać w PLN, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

Zamawiający uzna za najkorzystniejszą ofertę, tę która uzyska największą liczbę punktów spośród wszystkich ocenianych ofert, przy czym maksymalna liczba punktów wynosi 100 (sto punktów).

3. Wymagane dokumenty

Wykonawcy zobowiązani są złożyć wypełniony formularz oferty, stanowiący załącznik nr 2 do niniejszego zapytania.

Wykonawca winien wykazać, że w okresie ostatniego roku przed upływem składania ofert, wykonał w sposób należyty co najmniej dwie usługi polegające  na zorganizowaniu cateringu podczas jednodniowej konferencji dla minimum min. 200 osób w Bydgoszczy (załączone oświadczenie wraz z listą wydarzeń oraz numerami kontaktowymi do Zleceniodawców).

4. Składanie ofert

Ofertę należy przesłać składać do 31.03.2026 do godz. 12:00 drogą mailową na adres: paulina.lipska@visitbydgoszcz.pl lub na adres E-doręczeń: AE:PL-79851-35123-CBSHJ-15

Zamawiający odrzuci ofertę:

1) która zostanie złożona po terminie, o którym mowa w pkt 4 niniejszego zapytania;

2) jeżeli jej treść nie będzie odpowiadała treści niniejszego zapytania;

3) gdy wykonawca nie przedłoży w wyznaczonym terminie odpowiednich dokumentów;

4) gdy wykonawca nie złoży w wyznaczonym terminie uzupełnień oraz wyjaśnień dotyczących oferty;

5) jeżeli jej złożenie będzie stanowiło czyn bezprawny;

6) która zostanie złożona przez wykonawcę niespełniającego warunków udziału w niniejszym postępowaniu.

5. Informacje dodatkowe

Zamawiający unieważni niniejsze postępowanie, jeżeli:

1) nie wpłynie żadna oferta niepodlegająca odrzuceniu;

2) cena najkorzystniejszej oferty będzie przewyższała kwotę przeznaczoną na sfinansowanie zamówienia;

3) nastąpi zmiana okoliczności powodująca, że udzielenie zamówienia nie leży w interesie publicznym;

4) postępowanie obarczone będzie wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.

Składając ofertę wykonawca jednocześnie oświadcza, że:

1) znajduje się w sytuacji finansowej i ekonomicznej pozwalającej w sposób właściwy zrealizować zamówienie;

2) dysponuje odpowiednią zdolnością techniczną i zawodową niezbędną do prawidłowego wykonania zamówienia. Wykonawca winien wykazać, że w okresie ostatnich dwóch lat przed upływem składania ofert, wykonał w sposób należyty co najmniej dwie usługi polegające  na zorganizowaniu minimum jedno dniowej konferencji dla minimum 200 osób.

3) posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania;

3) złożona oferta będzie ważna przez okres 30 dni (termin związania ofertą);

4) akceptuje postanowienia niniejszego zapytania;

5) akceptuje poprawienie przez zamawiającego oczywistych lub nieistotnych omyłek w ofercie;

6) akceptuje postanowienia umowy, której wzór stanowi załącznik do niniejszego zapytania i w przypadku wyboru jego oferty zobowiązuje się zawrzeć umowę zgodą z tym wzorem;

7) zapoznał się z informacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych wskazanymi w umowie (załącznik nr 3) niniejszego zapytania.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do:

1) wezwania wykonawcy do złożenia uzupełnień oraz wyjaśnień dotyczących ofert;

2) wezwania wykonawcy do przedłożenia dodatkowych dokumentów potwierdzających informacje zawarte w formularzu ofertowym;

3) poprawienia oczywistych lub nieistotnych omyłek w ofercie;

4) podjęcia negocjacji z wybranymi lub wybranym wykonawcą celem uzyskania możliwie korzystnych warunków zamówienia;

5) wyboru kolejnej najkorzystniejszej oferty, jeżeli wykonawca, którego oferta zostanie wybrana, uchyli się od zawarcia umowy w sprawie niniejszego zamówienia;

6) odwołania niniejszego zapytania jeżeli nastąpi zmiana okoliczności powodująca, że udzielenie zamówienia nie leży w interesie publicznym.

7) złożenia zamówienia częściowego u różnych Wykonawców, zgodnie z najkorzystniejszą ofertą dla każdej części zamówienia.

Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert wariantowych. Wszystkie warianty powinny spełniać wymagania i założenia przedstawione w niniejszej ofercie.

W niniejszym postępowaniu korespondencja pomiędzy zamawiającym a wykonawcami przekazywana będzie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej na adres: paulina.lipska@visitbydgoszcz.pl

Niniejsze zapytanie nie stanowi czynności w postępowaniu prowadzonym na zasadach i w trybie określonym przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, ani nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy.