BCI.261.53.2024

Bydgoskie Centrum Informacji zaprasza do złożenia oferty na usługę cateringową podczas World Canals Conference 2024

1. Opis przedmiotu zamówienia

Usługa cateringowa podczas World Canals Conference 2024

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 1 do niniejszego zapytania.

Wybrany wykonawca zobowiązany będzie do wykonania przedmiotu zamówienia w terminie określonym w załączniku.

2. Kryteria wyboru oferty cenowej

Kryterium wyboru oferty stanowić będzie:

1)    Późny termin podania ostatecznej liczby osób (im bliżej terminu wydarzenia, tym więcej punktów) – o znaczeniu 10 % (10 pkt)

1. 10 dni przed konferencją – 10 pkt
2. 20 dni przed konferencją – 5 pkt
3. 30 dni przed konferencją – 0 pkt

2)    Zaproponowana cena za osobę brutto/dzień – o znaczeniu 70%. (70 pkt)

Punkty liczone wg wzoru, np. wg ceny: najniższa cena brutto analizowanych ofert / cena brutto badanej oferty x 70% x 100

Cena powinna zawierać wszystkie koszty Wykonawcy związane z realizacją zamówienia, tj.:

1. Odpowiednią ilość zastawy, stołów oraz obsługę jednego, dwóch lub trzech dni konferencji.

2. Cena oferty ma zawierać również wszystkie dodatkowe koszty (w tym pełną obsługę kelnerską)

3)    Atrakcyjność posiłku oraz zapewnienie ekologicznych produktów– o znaczeniu 20%  (20 pkt)

1. Różnorodność menu (0-10 pkt)
2. Uwzględnienie regionalnych i ekologicznych produktów (0-10 pkt)

Cenę oferty należy podać w PLN, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

Wybór oferty dokonany zostanie w oparciu o przyjęte kryteria oceny ofert i wagi punktowej. Zamawiający uzna za najkorzystniejszą ofertę, tę która uzyska największą liczbę punktów spośród wszystkich ocenianych ofert, przy czym maksymalna liczba punktów wynosi 100 (sto punktów). Przy ocenie oferty brane będą pod uwagę:

Wszystkie obliczenia będą wykonywane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

Sposób liczenia całkowitej liczby punktów:

Całkowita liczba punktów uzyskanych przez oferenta jest sumą punktów uzyskanych w pkt 1 do pkt 3.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji zamówienia w przypadku przekroczenia planowanej liczby osób. W związku z tym, że Zamawiający nie może przekroczyć 120 000 zł netto, negocjacjom podlegałaby wielkość porcji, gramatura lub zawartość menu.

Jeżeli nie można wybrać najkorzystniejszej oferty z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z najniższą ceną, a jeżeli zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wzywa Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez zamawiającego ofert dodatkowych.

3. Wymagane dokumenty

Wykonawcy zobowiązani są złożyć wypełniony formularz oferty, stanowiący załącznik nr 2 do niniejszego zapytania.

Wykonawca winien wykazać, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem składania ofert, wykonał w sposób należyty co najmniej dwie usługi polegające  na zorganizowaniu cateringu podczas minimum 2-dniowej konferencji dla minimum 250 osób. (załączone oświadczenie wraz z listą wydarzeń oraz numerami kontaktowymi do Zleceniodawców).

4. Składanie ofert

Ofertę należy składać w terminie do 13.05.2024 do godz. 10:00, osobiście w Bydgoskim Centrum Informacji (ul. Batorego 2 w Bydgoszczy) lub przesłać pocztą na adres: Bydgoskie Centrum Informacji, ul. Batorego 2, 85-104 Bydgoszcz, e-mail: wcc2024@visitbydgoszcz.pl.

Zamawiający odrzuci ofertę:

1) która zostanie złożona po terminie, o którym mowa w pkt 4 niniejszego zapytania;

2) jeżeli jej treść nie będzie odpowiadała treści niniejszego zapytania;

3) gdy wykonawca nie przedłoży w wyznaczonym terminie odpowiednich dokumentów;

4) gdy wykonawca nie złoży w wyznaczonym terminie uzupełnień oraz wyjaśnień dotyczących oferty;

5) jeżeli jej złożenie będzie stanowiło czyn bezprawny;

6) która zostanie złożona przez wykonawcę niespełniającego warunków udziału w niniejszym postępowaniu.

5. Informacje dodatkowe

Zamawiający unieważni niniejsze postępowanie, jeżeli:

1) nie wpłynie żadna oferta niepodlegająca odrzuceniu;

2) cena najkorzystniejszej oferty będzie przewyższała kwotę przeznaczoną na sfinansowanie zamówienia;

3) nastąpi zmiana okoliczności powodująca, że udzielenie zamówienia nie leży w interesie publicznym;

4) postępowanie obarczone będzie wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.

Składając ofertę wykonawca jednocześnie oświadcza, że:

1) znajduje się w sytuacji finansowej i ekonomicznej pozwalającej w sposób właściwy zrealizować zamówienie;

2) dysponuje odpowiednią zdolnością techniczną i zawodową niezbędną do prawidłowego wykonania zamówienia. Wykonawca winien wykazać, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem składania ofert, wykonał w sposób należyty co najmniej dwie usługi polegające  na zorganizowaniu minimum 2-dniowej konferencji dla minimum 250 osób.

3) posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania;

3) złożona oferta będzie ważna przez okres 30 dni (termin związania ofertą);

4) akceptuje postanowienia niniejszego zapytania;

5) akceptuje poprawienie przez zamawiającego oczywistych lub nieistotnych omyłek w ofercie;

6) akceptuje postanowienia umowy, której wzór stanowi załącznik do niniejszego zapytania i w przypadku wyboru jego oferty zobowiązuje się zawrzeć umowę zgodą z tym wzorem;

7) zapoznał się z informacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych wskazanymi w umowie (załącznik nr 3) niniejszego zapytania.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do:

1) wezwania wykonawcy do złożenia uzupełnień oraz wyjaśnień dotyczących ofert;

2) wezwania wykonawcy do przedłożenia dodatkowych dokumentów potwierdzających informacje zawarte w formularzu ofertowym;

3) poprawienia oczywistych lub nieistotnych omyłek w ofercie;

4) podjęcia negocjacji z wybranymi lub wybranym wykonawcą celem uzyskania możliwie korzystnych warunków zamówienia;

5) wyboru kolejnej najkorzystniejszej oferty, jeżeli wykonawca, którego oferta zostanie wybrana, uchyli się od zawarcia umowy w sprawie niniejszego zamówienia;

6) odwołania niniejszego zapytania jeżeli nastąpi zmiana okoliczności powodująca, że udzielenie zamówienia nie leży w interesie publicznym.

7) złożenia zamówienia częściowego u różnych Wykonawców, zgodnie z najkorzystniejszą ofertą dla każdej części zamówienia.

Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert wariantowych. Wszystkie warianty powinny spełniać wymagania i założenia przedstawione w niniejszej ofercie.

W niniejszym postępowaniu korespondencja pomiędzy zamawiającym a wykonawcami przekazywana będzie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej na adres: paulina.lipska@visitbydgoszcz.pl

Niniejsze zapytanie nie stanowi czynności w postępowaniu prowadzonym na zasadach i w trybie określonym przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, ani nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy.

Ze wszystkich złożonych ofert najwyższą punktację otrzymała firma P. W. Gran Antoni Kujawa.

Poniżej zamieszczamy punktację: