BCI.261.51.2024
Bydgoskie Centrum Informacji zaprasza do złożenia oferty na Organizację usług turystycznych dla uczestników World Canals Conference 2024 w Bydgoszczy.
Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji wyjazdów studyjnych
w ramach Międzynarodowej Konferencji World Canal Conference 2024, która odbędzie się w dniach 24-26.06.2024.
Szczegółowy opis wycieczek znajduje się w załączniku nr 1.
Cenę oferty należy podać w PLN, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, dla każdej części zamówienia oddzielnie.
Kryterium wyboru oferty stanowić będzie:
1. Doświadczenie w organizacji wycieczek dla wydarzeń konferencyjnych – waga 15 %
Liczba zorganizowanych wycieczek dla wydarzeń konferencyjnych, w języku angielskim, w ostatnich 3 latach, licząc wstecz od 2024 r.
7-10 wycieczek - 6 pkt
4-6 wycieczek - 4 pkt
3-2 wycieczek – 2 pkt
Punkty liczone wg wzoru: ilość punktów badanej oferty za doświadczenie zawodowe/największa ilość punktów za doświadczenie spośród wszystkich ofert x 15% x100
2. Zaproponowana cena - waga 50%.
Punkty liczone wg wzoru: najniższa cena brutto analizowanych ofert / cena brutto badanej oferty x 50% x 100
3.Atrakcyjność programu i posiłku – waga 20%
4.Termin deklaracji liczby uczestników – waga 15%
Więcej niż 30 dni przed realizacją 0 pkt
Maksymalnie 30 dni przed realizacją 1 pkt
Maksymalnie 20 dni przed realizacją 2 pkt
Maksymalnie 10 dni przed realizacją 3 pkt
Maksymalnie 5 dni przed realizacją 4 pkt
Sposób liczenia całkowitej liczby punktów:
Całkowita liczba punktów uzyskanych przez oferenta jest sumą punktów uzyskanych w pkt 1, 2,3 i 4.
Jeżeli nie można wybrać najkorzystniejszej oferty z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z najniższą ceną, a jeżeli zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wzywa Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez zamawiającego ofert dodatkowych.
Cena powinna zawierać wszystkie koszty Wykonawcy związane z realizacją zamówienia, tj.:
1. Cena powinna obejmować:
1) Koszty transportu,
2) Koszty wyżywienia: posiłki dla uczestników
3) Koszty anglojęzycznych opiekunów merytorycznych grup studyjnych;
4) Koszty ubezpieczenia NNW;
5) Koszty związane z wizytami w odwiedzanych obiektach na terenie województwa kujawsko-pomorskiego (w tym m.in.: koszty udostępnienia infrastruktury odwiedzanych obiektów, prezentacji działalności obiektów przez ich przedstawicieli, degustacji, itp.);
Zamawiający nie dopuszcza niezrealizowania jakiegokolwiek z punktów programów wyjazdu.
3. Wymagane dokumenty
Wykonawcy zobowiązani są złożyć wypełniony i podpisany formularz oferty, stanowiący załącznik nr 2 do niniejszego zapytania.
Wykonawca winien wskazać, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem składania ofert, wykonał w sposób należyty co najmniej dwie usługi polegające na zorganizowaniu minimum dwóch wycieczek dla wydarzeń konferencyjnych dla co najmniej 50 osób w języku angielskim. (załączone oświadczenie Wykonawcy wraz z listą wydarzeń oraz numerami kontaktowymi do Zleceniodawców)
Wykonawca winien posiadać uprawnienia do prowadzenia działalności zgodnie z ustawą o usługach turystycznych. Wpis do właściwej Ewidencji Organizatorów Turystyki i Pośredników Turystycznych oraz winien posiadać gwarancję ubezpieczeniową. (oświadczenie w formularzu ofertowym, załącznik nr 2)
4. Składanie ofert
1. Ofertę należy złożyć do 8.04.2024 do godz. 10:00, w formie elektronicznej na adres email: wcc2024@visitbydgoszcz.pl, osobiście w Bydgoskim Centrum Informacji (ul. Batorego 2 w Bydgoszczy) lub przesłać pocztą na adres: Bydgoskie Centrum Informacji, ul. Batorego 2, 85-104 Bydgoszcz.
Zamawiający odrzuci ofertę:
1) która zostanie złożona po terminie, o którym mowa w pkt 4 niniejszego zapytania;
2) jeżeli jej treść nie będzie odpowiadała treści niniejszego zapytania;
3) gdy wykonawca nie przedłoży w wyznaczonym terminie odpowiednich dokumentów;
4) gdy wykonawca nie złoży w wyznaczonym terminie uzupełnień oraz wyjaśnień dotyczących oferty;
5) jeżeli jej złożenie będzie stanowiło czyn bezprawny;
6) która zostanie złożona przez wykonawcę niespełniającego warunków udziału w niniejszym postępowaniu.
7) która nie będzie dotyczyła wszystkich elementów zamówienia.
5. Informacje dodatkowe
Zamawiający unieważni niniejsze postępowanie, jeżeli:
1) nie wpłynie żadna oferta niepodlegająca odrzuceniu;
2) cena najkorzystniejszej oferty będzie przewyższała kwotę przeznaczoną na sfinansowanie zamówienia;
3) nastąpi zmiana okoliczności powodująca, że udzielenie zamówienia nie leży w interesie publicznym;
4) postępowanie obarczone będzie wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.
Składając ofertę wykonawca jednocześnie oświadcza, że:
1) znajduje się w sytuacji finansowej i ekonomicznej pozwalającej w sposób właściwy zrealizować zamówienie;
2) dysponuje odpowiednią zdolnością techniczną i zawodową niezbędną do prawidłowego wykonania zamówienia;
3) złożona oferta będzie ważna przez okres 30 dni (termin związania ofertą);
4) akceptuje postanowienia niniejszego zapytania;
5) akceptuje poprawienie przez zamawiającego oczywistych lub nieistotnych omyłek w ofercie;
6) akceptuje postanowienia umowy, której wzór stanowi załącznik do niniejszego zapytania i w przypadku wyboru jego oferty zobowiązuje się zawrzeć umowę zgodą z tym wzorem;
7) zapoznał się z informacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych wskazanymi w umowie (załącznik nr 3) niniejszego zapytania.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do:
1) wezwania wykonawcy do złożenia uzupełnień oraz wyjaśnień dotyczących ofert;
2) wezwania wykonawcy do przedłożenia dodatkowych dokumentów potwierdzających informacje zawarte w formularzu ofertowym;
3) poprawienia oczywistych lub nieistotnych omyłek w ofercie;
4) podjęcia negocjacji z wybranymi lub wybranym wykonawcą celem uzyskania możliwie korzystnych warunków zamówienia;
5) wyboru kolejnej najkorzystniejszej oferty, jeżeli wykonawca, którego oferta zostanie wybrana, uchyli się od zawarcia umowy w sprawie niniejszego zamówienia;
6) odwołania niniejszego zapytania jeżeli nastąpi zmiana okoliczności powodująca, że udzielenie zamówienia nie leży w interesie publicznym.
W niniejszym postępowaniu korespondencja pomiędzy zamawiającym a wykonawcami przekazywana będzie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej na adres: wcc2024@visitbydgoszcz.pl.
Niniejsze zapytanie nie stanowi czynności w postępowaniu prowadzonym na zasadach i w trybie określonym przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, ani nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy.
Informuję, że niniejsze postępowanie zostaje unieważnione, ponieważ żadna z przesłanych oferta nie spełnia wymagań Zamawiającego. Niezwłocznie zostanie ogłoszone zapytanie ofertowe ze zmodyfikowanym opisem przedmiotu zamówienia.
