Zapytanie ofertowe nr 1/2019
Dotyczące systemu audioguide dla statków pływających w ramach turystycznych rejsów Bydgoskiego Tramwaju Wodnego)  

EN (Request for proposal 1/2019)
(regarding the audioguide system for ships cruising as Bydgoszcz Water Tram)

I. ZAMAWIAJĄCY (ordering party)

Miasto Bydgoszcz | City of Bydgoszcz
Bydgoskie Centrum Informacji | Bydgoszcz Information Centre
ul. Jezuicka 1, 85-102 Bydgoszcz, Poland

Kontakt do zamawiającego: (contact details)
Bydgoskie Centrum Informacji                            
ul. Batorego 2
85-104 Bydgoszcz
tel. + 48 52 340 45 50
antoni.kosowski@visitbydgoszcz.pl
www.visitbydgoszcz.pl

Osoba do kontaktu: Antoni Kosowski

II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (order description)

Przedmiotem niniejszego zamówienia jest zakup i dostarczenie wraz z montażem i konfiguracją, systemu GPS audiotour na statkach pływających w ramach turystycznych rejsów Bydgoskiego Tramwaju Wodnego.

System powinien spełniać poniższe wymagania:
a) zamówienie dotyczy 1 lub 2 kompletnych systemów GPS audiotour. Każdy z nich zawiera jedną bazę/nadajnik oraz 28 odbiorników, a także wszelkie niezbędne elementy dodatkowe, jak np.: kable, złącza, anteny, baterie
b) system nie zawiera zestawu słuchawek, ale mogą one zostać wykazane w ofercie
c) baza/nadajnik zamontowany w pojeździe:
- wysyła sygnał do odbiorników zamontowanych na siedzeniach
- musi automatycznie wyzwalać odpowiednie nagranie, znajdujące się w pamięci urządzenia, w odpowiednim miejscu na podstawie odczytu współrzędnych GPS, z dokładnością do 5m
- system jest całkowicie bezobsługowy w bieżącej eksploatacji (po włączeniu w żaden sposób nie angażuje załogi)

d) Odbiorniki:
- są na stałe zamontowane w pojeździe w sposób uniemożliwiający ich łatwy demontaż – zamontowane są w specjalnie przygotowanych otworach w ścianie (lub siedzeniu) pojazdu, lub na ścianie (siedzeniu) pojazdu, bez widoczny kabli
- mają prostą budowę z intuicyjną obsługą, z minimalną liczbą przycisków funkcyjnych
- połączone są z bazą/nadajnikiem za pomocą kabla lub systemu bezprzewodowego
- posiadają wejście na słuchawki, możliwość regulowania głośności, a także wyboru/zmiany wersji językowej (co najmniej 5 pozycji).
- odbiorniki mogą być pojedyncze lub podwójne (tj. do 1 urządzenia można podłączyć słuchawki 2 użytkowników, którzy mogą niezależnie ustawiać język nagrań oraz poziom głośności)

e) System musi zawierać dedykowane oprogramowanie umożliwiające łatwe / intuicyjne ładowanie przez Zamawiającego nagrań do pamięci urządzeń, w popularnych formatach plików dźwiękowych (np. .mp3) oraz przypisywanie im współrzędnych GPS, a także ustawianie kolejności odtwarzania nagrań w obrębie danej trasy. Korzystanie z oprogramowania nie podlega dodatkowym opłatom licencyjnym.

f) Oferta powinna również uwzględniać wszelkie koszty związane z transportem urządzeń do siedziby Zamawiającego.

g) Oferta powinna również zawierać całkowite koszty montażu i konfiguracji systemu w pojazdach Zamawiającego

h) System powinien być objęty co najmniej 24 miesięcznym okresem gwarancyjnym

English:
The subject of this order is the purchase and delivery, along with installation and configuration, of an audiotour GPS triggered system on ships sailing as part of tourist cruises of the Bydgoszcz Water Tram.

The system should meet the following requirements:

a)    the order concerns 1 or 2 (please quote both options) complete audioguide GPS triggered systems. Each of them contains one base / transmitter and 28 receivers, as well as all necessary additional elements, such as: cables, connectors, antennas, batteries

b)    the system does not include a headset, but they can be shown on offer

c)    base / transmitter:
- multi-lingual
- sends a signal to the receivers mounted on the seats
- it must trigger the appropriate recording, stored in the memory of the device, in a relevant place based on the GPS coordinate readings, with an accuracy of 5m
- the system is completely maintenance-free in daily operation (once switched on it does not involve the crew in any way)

d)    receivers:
- must be permanently mounted in the vehicle in a way that prevents its easy disassembly - they are mounted in specially prepared openings in the vehicle wall (or seat) or on the vehicle wall (or seat)
- simplified construction with intuitive operation, with a minimum number of function buttons
- easy to mount in the backs of the seats
- connected to the base / transmitter using a cable or wireless system
- have a headphone jack, adjustable volume, and language selection (at least 5).
- receivers can be single or double (2 headphones can by connected to 1 device and users can independently set the language of recordings and volume level)

e)    The system has to include dedicated software enabling easy / intuitive upload of recordings into the device's memory, in popular sound file formats (eg. mp3) and assigning GPS coordinates to them. The use of the software is not subject to additional license fees.

f)    The offer should also take into account all costs related to the transport of equipment to the place of business of the Ordering Party.

g)    The offer should also include the total costs of assembly and system configuration in the client's vehicles

h)    The system should be covered by at least 24 months warranty period as well as free remote tech support for the first two years

i)    All hardware units supplied should carry at least 2 year swap out warrantee

III. DOŚWIADCZENIE WYKONAWCY (experience)

Zamawiający wymaga od oferentów wykazania doświadczenia w realizacji systemów audioguide (zgodnych z warunkami określonymi w pkt. II) w postaci co najmniej 3 realizacji dla różnych Zamawiających oferujących wycieczki statkiem / autobusem. Deklarowane realizacje muszą być aktualnie dostępne do weryfikacji przez Zamawiającego.

EN The Ordering party requires bidders to show their experience in the implementation of the audioguide GPS triggered systems (compliant with the conditions set out in point II) in the form of at least 3 realizations for different Contracting Parties offering boat / bus trips. Declared projects must be currently available for verification by the Client.

IV. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA (dates)

Termin dostarczenia, montażu i konfiguracji systemów na statkach Zamawiającego: 40 dni od dnia podpisania umowy

EN The deadline for the delivery, assembly and configuration of systems on our ships: 40 days from the date of signing the contract

V. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA I ZŁOŻENIA OFERTY (RFP)
    
Oferta powinna być wypełniona na załączonym formularzu oraz zawierać załączony opis systemy, zdjęcia systemu (najlepiej zamontowanego w pojeździe) -->> FORMULARZ130.5 KB

The offer should be completed on the attached form and should include a description of the system along with pictures in operation -->> FORM128 KB

1.    Termin nadsyłania ofert upływa w dniu 14 lutego 2019, godz. 10:00. Decyduje data wpływu do Zamawiającego.
2.    Oferty można przesyłać pocztą elektroniczną na adres: info@visitbydgoszcz.pl, bądź też osobiście do Bydgoskiego Centrum Informacji, ul. Batorego 2, 85-104 Bydgoszcz. Oferty złożone po tym terminie nie będą brane pod uwagę.  
3.    BCI dokona oceny nadesłanych ofert do dnia 18 lutego 2019r. biorąc pod uwagę zaproponowaną cenę oraz spełnienie wymagań określonych w pkt. II. Spośród nadesłanych ofert BCI wybierze najkorzystniejszą w celu zawarcia umowy z Wykonawcą. BCI zastrzega sobie prawo unieważnienia zapytania o cenę na każdym etapie postępowania. Niniejsze zapytanie o cenę na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych jest wyłączone ze stosowania zapisów ustawy.
4.    Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.
5.    W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

ENGLISH
1.    The deadline for submitting offers is February 14, 2019, at 10am. The date of receipt to the ordering party decides.
2.    The offers may be sent by e-mail to the following address: info@visitbydgoszcz.pl, or by post to: Bydgoszcz Information Center, ul. Batorego 2, 85-104 Bydgoszcz Poland. Bids submitted after this date will not be considered.
3.    Ordering party will evaluate the bids submitted by February 18, 2019 taking into account the proposed price and meeting the requirements set out in point II. From among the bids submitted, we will select the most advantageous one in order to conclude a contract with the Contractor. Ordering party reserves the right to cancel the inquiry at any stage of the proceedings. This RFP, based on art. 4 point 8 of the Public Procurement Law is excluded from the application of the provisions of the Act.
4.    The tenderer may change or withdraw his offer before the deadline for submission of offers.
5.    In the course of examination and evaluation of offers, the Contracting Party may request tenderers to provide clarifications regarding the content of submitted offers.

VII. OCENA OFERT (assessment of offers)

Zamawiający dokona oceny na podstawie spełnienia warunków zawartych w niniejszym zapytaniu oraz zaproponowanej ceny.
The Ordering party will make an assessment based on the fulfillment of the conditions contained in this inquiry and the price proposed.

VIII. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY (information concerning the selection of the best offer)

O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi oferentów za pośrednictwem poczty elektronicznej lub strony internetowej.

EN The Ordering party will notify tenderers about the selection of the best offer via e-mail or a website.

IX. DODATKOWE INFORMACJE (additionial info)

Dodatkowych informacji udziela Antoni Kosowski pod numerem telefonu 52 340 45 50 oraz adresem email: antoni.kosowski@visitbydgoszcz.pl

Additional information is provided by Antoni Kosowski at +48 52 340 45 50 or at antoni.kosowski@visitbydgoszcz.pl